TRIS – Privacyverklaring

  1. INLEIDING TRIS bvba met maatschappelijke zetel te Bannerlaan 42 – 2280 Grobbendonk en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer BE0437 052 306 hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van persoonsgegevens.  In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a. onze (potentiële) klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen.Wij vragen dat u deze privacyverklaring aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor.Door het verstrekken van uw persoonsgegevens verklaart u kennis te hebben genomen van deze Privacyverklaring en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.
  2.  TOEPASSINGSGEBIED Deze Privacyverklaring heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.
  3. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN HAAR VERBINTENISSENTRIS bvba met maatschappelijke zetel te Bannerlaan 42 – 2280 Grobbendonk en met ondernemingsnummer BE0437 052 306, is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.
  4. PERSOONSGEGEVENS Naargelang uw activiteiten en uw relatie tot onze onderneming, deelt u ons de volgende persoonsgegevens mee: uw identiteits- en contactgegevens (naam, adres, e-mail-adres, telefoon- en/of GSM nummer).  Voor bepaalde specifieke wettelijke verplichtingen (elektronische aanwezigheidsregistratie, 30bis-aangifte van werken), kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens bezorgt om uw aanwezigheden te registreren (zoals E-Id gegevens, Limosanummer).Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan.  Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden.U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking ervan.Tris bvba verzamelt geen persoonlijke gegevens op basis van uw bezoek aan onze website.  Indien u echter via het contactformulier op onze website informatie opvraagt, een CV opstuurt of andere gegevens meedeelt, dan kunnen wij de door meegedeelde persoonlijke gegevens bijhouden om met u contact te kunnen opnemen.  Deze gegevens worden door ons niet op eigen initiatief verwerkt maar wel omdat u deze aan ons meedeelt voor verwerking.  Het meedelen van deze gegevens geldt als toestemming voor de verwerking van deze gegevens en voor de doeleinden zoals omschreven in deze privacyverklaring.
  5. VERWERKINGSDOELEINDEN EN RECHTSGROND
    1. KlantgegevensIn het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen.   De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantbeheer, de boekhouding.  De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de 30bis-aangifte van werken) en/of ons gerechtvaardigd belang. Voor direct marketingactiviteiten per e-mail (zoals een nieuwbrief of uitnodiging voor events) zal steeds uw expliciete en voorafgaande toestemming worden gevraagd en kan deze ook op elk moment worden ingetrokken.5.2 Gegevens van leveranciers en onderaannemersWij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, evenals hun eventuele (sub)onderaannemer(s), hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen.  De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers, de boekhouding.  De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie, de 30bis-aangifte van werken, de aanwezigheidslijst of andere verplichtingen bij overheidsopdrachten, enz.) en/of ons gerechtvaardigd belang.  Voor de elektronische aanwezigheidsregistratie worden in voorkomend geval tevens de E-ID gegevens of het Limosanummer verwerkt.  5.3 Gegevens van personeelWij verwerken de persoonsgegegens van onze werknemers in het kader van onze personeelsbeheer en de loonadministratie.  Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in een Policy Gegevensbescherming voor werknemers. 5.4 Andere gegevensNaast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers en personeel verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz…De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations.  De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.
  6. DUUR VAN DE VERWERKING De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen in elk geval na een termijn van zeven jaar na de beëindiging van de overeenkomst of het project uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.
  7. RECHTEN In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:Recht van toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van uw persoonsgegevens en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.
    1. Recht op rectificatie-gegevenswisseling of beperking: u heeft het recht om rectificatie (verbetering/verwijdering/beperken) van uw persoonsgegevens te verzoeken, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.Mogelijk kunnen wij de gegevenswissing of beperking weigeren van enkele persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
    2. Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen.  U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.
    3. Recht van bezwaar: u beschikt over het recht om een klacht in te dienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven.  Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij warden verzameld.  Indien u toch van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze onderneming geen gehoor zou vinden, kunt u desgevallend een klacht indienen bij:
      Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer Drukpersstraat 35, 1000 Brussel Tel.: (02) 274 48 00 – Fax: (02) 274 48 35 E-mail: commission@privacycommission.be
    4. Recht van intrekking van de toestemming: indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken.  Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.
      Automatische beslissingen en profilering: De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profilering en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.
  8. TOEGANG DOOR DERDEN Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, sociaal secretariaat, evenals door de overheid (bijvoorbeeld bij de 30bis-aangifte van werken, de elektronische aanwezigheidsregistratie of het meedingen naar overheidsopdrachten).  Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden.  Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Privacyverklaring.Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”).  Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt.Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen.  Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zouden worden.  Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting.  Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen.  U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaald omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.
  9. TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.  Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Tris bvba en haar gelieerde vennootschap Roeds bvba.In geen geval kan TRIS bvba aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.
  10. HET GEBRUIK VAN COOKIES Tris maakt gebruik van cookies.  Dit zijn kleine tekst- of cijferbestanden die op de harde schijf van uw computer, mobiele telefoon of tablet wort opgeslagen als u onze website bezoekt.  Cookies bevatten o.a. informatie om uw instellingen en voorkeuren te onthouden die bij een later bezoek aan onze website weer herkend worden.  Om onze website optimaal te kunnen gebruiken dient u de cookies te aanvaarden.  Dit kan via de browserinstellingen of door deze privacyverklaring expliciet te aanvaarden bij uw registratie of bezoek aan onze website.  U kunt het gebruik van cookies weigeren en uitzetten via uw browser maar dit kan evenwel het gebruiksgemak en toegang tot bepaalde diensten van de website verhinderen.
  11. NOG VRAGEN? Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan men contact opnemen met Tris bvba op het adres Bannerlaan 42 te 2280 Grobbendonk of per e-mail aan info@tris.be